Management Control System

… il dato sia registrato una ed una sola volta, quindi combinato con altri, riassunto ed analizzato automaticamente in vari modi per produrre tutti i report e gli altri documenti informativi di cui ha bisogno l’impresa

R. N. Anthony – Principi di contabilità aziendale (1972)

Quanto indicato da Anthony nel lontano 1972 dovrebbe costituire, ancora oggi, la linea guida nella realizzazione di una soluzione informatica a supporto di un sistema di Pianificazione, Programmazione e Controllo.

Per raggiungere l'obiettivo è opportuno procedere alla organizzazione del sistema informatico applicando un modello come quello indicato nella figura.

Sistema transazionale (Transactional Area) - Ne fanno parte tutti i supporti informatici a servizio delle attività operative dell’azienda attività che, per loro natura, sono strutturate e standardizzate. Nei software dell’area transazionale vengono archiviati i dati di base. Il software gestionale è la componente più importante nell’ambito del sistema transazionale.
Data Warehouse (Data Warehouse Area) - Nel Data Warehouse vengono raccolti i dati provenienti dai vari software transazionali (ma anche da altre fonti esterne) destinati ad essere elaborati nell’ambito del sistema direzionale (la terza componente del modello). Tutti i dati disponibili in azienda devono essere sistematizzati; in questo modo si hanno a disposizione dati già “pronti” per l’utilizzo da parte dei manager e più facilmente “navigabili” rispetto a quelli presenti nei data base dei software transazionali.
Sistema direzionale (Performance Management Area) - Utilizzando i dati archiviati nel Data Warehouse possono essere sviluppate due tipologie di analisi: strutturate e non strutturate. Le prime sono quelle in cui l’output presenta una struttura che rimane costante nel tempo (ad esempio un conto economico di contabilità analitica). Le seconde (che rientrano nell'ambito della Business Intelligence) sono invece quelle che vengono costruite di volta in volta, secondo schemi che possono variare nel tempo e che rispondono a richieste puntuali del management (ad esempio l’andamento nel tempo e nello spazio di determinate grandezze).

Le soluzioni informatiche di DÚN a supporto del Management Control System sono realizzate seguendo questo approccio.

Non sono stati realizzati pacchetti informatici ma una piattaforma su cui è possibile intervenire con le necessarie personalizzazioni. Ogni sistema viene infatti realizzato dopo aver individuato, in sede di analisi, gli specifici fabbisogni informativi dell'azienda.

Il sistema è aperto verso il mondo esterno; in particolare questo significa che il programma può collegarsi con i software gestionali già presenti in azienda e acquisire, di conseguenza, i dati direttamente senza che questi debbano essere inseriti una seconda volta.

Presenta una struttura modulare, pertanto ogni azienda ha la possibilità di utilizzare solo quei moduli necessari in relazione all’architettura del proprio sistema ed eventualmente aggiungerli nel tempo.

Come tutte le altre applicazioni, anche queste soluzioni informatiche utilizzano ambienti standard a larga diffusione come fogli elettronici e DBMS così da operare in un ambiante in gran parte conosciuto.

Un esempio di soluzione è rappresentato nella figura seguente

I dati necessari sono presenti nel gestionale o forniti dallo studio che si occupa delle paghe. Questi dati vengono acquisiti ed elaborati per renderli utilizzabili nella fasi successive.

Si possono quindi utilizzare per predisporre i report di contabilità analitica.

I dati storici vengono recuperati nel modulo budget per avere una base di riferimento per l'inserimento della previsione per l'esercizio successivo e così generare un budget economico-finanziario-patrimoniale mensilizzato.

Avendo a disposizione i dati di budget e a seguito della rilevazione dei dati a consuntivo è poi possibile sviluppare l'analisi degli scostamenti. I dati di budget e consuntivo vengono poi acquisiti anche per elaborare il forecast economico.

Tutti i dati presenti nel Data Warehouse sono utilizzati per generare altri report economici e finanziari, sviluppare analisi di Business Intelligence e costruire Dashboard.